Eine belastbare Schadenakte beginnt mit der Transportkette. Ordnen Sie Auftrag, Frachtbrief, Packliste, Übernahmebestätigung, Lade- und Ablieferbelege sowie Nachrichten nach Datum. Ergänzen Sie Fotos vor dem Transport, bei der Übernahme, nach der Ablieferung und bei der Öffnung. Bei temperaturempfindlicher Ware können Temperaturprotokolle, Sensorberichte und Meldungen über Unterbrechungen wichtig sein.
Für die Ursache sind auch Verpackung, Paletten, Plomben, Ladungssicherung, Feuchtigkeitsspuren, Bruchbilder und Gewichtsabweichungen relevant. Bei einem behaupteten Verlust muss die Menge nachvollziehbar sein. Bei einer Beschädigung sollte ein Fachbericht erklären, welche Reparatur oder Verwertung erforderlich ist und welchen Wert die Ware ohne den Schaden gehabt hätte.
Sichern Sie Originaldateien und übermitteln Sie Fotos nicht nur als bearbeitete Ausschnitte. Gesprächsnotizen mit Datum und Inhalt helfen, telefonische Meldungen einzuordnen. Wenn mehrere Unternehmen beteiligt waren, sollte jede Übergabe mit der jeweiligen Person und dem bekannten Zustand der Ware verbunden werden.