Frachtbrief und Dokumentation

Nach der CMR wird der internationale Straßentransport durch einen Frachtbrief bestätigt. Fehlt der Frachtbrief, ist er unvollständig oder geht er verloren, berührt das nach der CMR grundsätzlich nicht das Bestehen des Beförderungsvertrags. Der Frachtbrief bleibt aber ein wichtiges Beweismittel für die vereinbarten Bedingungen und die Übernahme der Ware.

Auch das österreichische Unternehmensgesetzbuch sieht vor, dass der Frachtführer die Ausstellung eines Frachtbriefs verlangen kann. Der Frachtbrief soll unter anderem Ausstellungsort und Ausstellungsdatum, Frachtführer, Empfänger, Ablieferungsort, die Bezeichnung des Gutes, Begleitpapiere, Fracht und besondere Vereinbarungen enthalten. Der Absender trägt Verantwortung für die Richtigkeit und Vollständigkeit seiner Angaben.

Die CMR nennt als wesentliche Angaben das Datum und den Ort der Ausstellung, Absender und Frachtführer, Übernahmeort und Übernahmedatum, Ablieferungsort sowie Empfänger. Dazu kommen die handelsübliche Bezeichnung und Verpackungsart der Ware, bei gefährlichen Gütern deren allgemein anerkannte Bezeichnung, die Zahl der Packstücke, Kennzeichen und Nummern, das Bruttogewicht oder eine andere Mengenangabe sowie die Transportkosten und sonstigen bis zur Ablieferung anfallenden Kosten.

Für den konkreten Transport können weitere Angaben wichtig sein. Dazu gehören Anweisungen für Zollformalitäten, ein vereinbartes Lieferzeitfenster, eine Liste übergebener Dokumente, Weisungen zur Versicherung, Nachnahmeabreden oder ein besonderes Interesse an der Lieferung. Was eingetragen wird, sollte klar, prüfbar und mit dem Auftrag abgestimmt sein.

Bei der Übernahme hat der Frachtführer nach der CMR die Angaben zu Packstückzahl und Kennzeichen sowie den äußerlich erkennbaren Zustand der Ware und ihrer Verpackung zu prüfen. Kann er Angaben nicht mit zumutbaren Mitteln kontrollieren oder ist die Verpackung erkennbar beschädigt, sollte er einen konkreten Vorbehalt mit Begründung in den Frachtbrief aufnehmen.

Ein allgemeiner Hinweis wie „unter Vorbehalt“ erklärt meist nicht, was tatsächlich festgestellt wurde. Besser sind Angaben zum betroffenen Packstück, zur sichtbaren Beschädigung, zur fehlenden Möglichkeit einer Kontrolle oder zu einer Abweichung bei Anzahl und Kennzeichen. Der Absender sollte prüfen, ob er einen Vorbehalt ausdrücklich akzeptiert, wenn er daran gebunden sein soll.

Für Zoll-, Steuer- oder Polizeivorschriften müssen die erforderlichen Begleitpapiere rechtzeitig beim Frachtführer sein. Die CMR verpflichtet den Absender, die notwendigen Dokumente beizufügen oder zur Verfügung zu stellen und die erforderlichen Informationen zu liefern. Das österreichische Unternehmensgesetzbuch enthält für die Begleitpapiere eine vergleichbare Verantwortungsregel.

Aus der Dokumentation sollte hervorgehen, welche Unterlagen übergeben wurden, wann dies geschah und an wen. Bei grenzüberschreitenden Transporten kommen neben der CMR je nach Ware, Route und Verkehr weitere unionsrechtliche oder zollrechtliche Vorgaben hinzu. Der Frachtbrief sollte nicht als Ersatz für eine fachlich erforderliche Zoll- oder Gefahrgutprüfung verwendet werden.

Die CMR macht den Frachtbrief zum Anscheinsbeweis für den Abschluss des Beförderungsvertrags, seine Bedingungen und die Übernahme der Ware durch den Frachtführer. Fehlen konkrete Vorbehalte, wird grundsätzlich vermutet, dass Ware und Verpackung bei der Übernahme äußerlich in gutem Zustand waren und die Angaben zu Packstücken und Kennzeichen stimmten. Diese Vermutung kann im Einzelfall widerlegt werden, eine lückenhafte Dokumentation macht das aber schwieriger.

Bei der Ablieferung sollten Empfänger und Frachtführer deshalb nicht nur eine Unterschrift austauschen. Sichtbare Schäden, fehlende Packstücke, beschädigte Verpackung oder Abweichungen bei der Zustellung gehören in den Ablieferungsnachweis. Bei einem später entdeckten verdeckten Schaden sind Verpackung, Fundzeitpunkt, Fotos und die Kommunikation mit den Beteiligten besonders wichtig.

Eine belastbare Dokumentenkette beginnt vor der Abholung. Der Versender gleicht Auftrag, Warenbeschreibung und Packliste ab und stellt die Begleitpapiere zusammen. Bei der Übernahme prüfen die Beteiligten Packstücke, Kennzeichen, Verpackung und sichtbare Auffälligkeiten. Während des Transports werden Weisungen, Verzögerungen und Änderungen mit Datum, Absender und Bezug zur Sendung festgehalten.

Bei der Ablieferung werden Zeitpunkt, Empfänger, Zustand und allfällige Vorbehalte dokumentiert. Danach sollten alle Unterlagen in einer Sendungsakte zusammengeführt werden. So lassen sich Transportvertrag, Frachtbrief, Lieferschein, Fotos, Zollpapiere und Kommunikation gemeinsam prüfen, statt einzelne Dokumente aus verschiedenen Postfächern rekonstruieren zu müssen.

Widersprüche sollten nicht stillschweigend durch eine nachträgliche Änderung des Frachtbriefs bereinigt werden. Zuerst ist zu klären, welches Dokument wann erstellt wurde, wer die Angabe gemacht hat und ob die Ware bereits übernommen oder abgeliefert war. Korrekturen sollten nachvollziehbar bleiben und den ursprünglichen Stand nicht verdecken.

Bei einem Schaden, einer fehlenden Sendung oder einer Streitigkeit über Lieferzeit und Ablieferung kommt es auf die gesamte Beweiskette an. Eine rechtliche Prüfung sollte deshalb nicht nur den Frachtbrief, sondern auch Auftrag, AGB, Lieferschein, Fotos, Gewichtsdaten, Nachrichten und allfällige Zollunterlagen einbeziehen.