Sichern Sie Transportauftrag, CMR-Frachtbrief, Packliste, Lieferschein und Ablieferbeleg. Ergänzen Sie diese Unterlagen um Übernahme- und Umladeprotokolle, Scans, Trackingdaten, Fotos, Siegelangaben, Reklamationen und die Kommunikation mit den beteiligten Unternehmen.
Ordnen Sie danach die Zahlen: vereinbarte Packstücke, übernommene Menge, bestätigte Übergaben, abgelieferte Menge, Fehlmenge, Gewicht und Warenwert. Jeder Wert sollte einem konkreten Dokument zugeordnet sein. Bei mehreren Empfängern ist die Übersicht je Ablieferstelle zu führen.
Für die rechtliche Prüfung bleiben außerdem der Transportweg, die Vertragsbeziehungen, die Vorbehalte und der Zeitpunkt der Anzeige wichtig. Wenn die Fehlmenge oder die Schadenshöhe bestritten wird, sollte die vollständige Transportakte geprüft werden.