Für die Übergabe sollten Tierart, Anzahl, Identifikationsmerkmale, sichtbarer Zustand, besondere Auffälligkeiten und die vereinbarte Beförderung in der Transportakte zusammengeführt werden. Je nach Tier und Transport können weitere Unterlagen aus anderen Rechtsgebieten erforderlich sein. Im CMR-Streit kommt es darauf an, welche Information dem Frachtführer tatsächlich vorlag und welchem Tier oder welcher Gruppe sie zugeordnet werden kann.
Sichern Sie den Frachtbrief, Auftrag, Übergabeprotokoll, Fotos oder Videos, Identifikationsdaten, Zeit- und Ortsangaben, Nachrichten, Weisungen sowie Befunde bei der Ablieferung. Nachträgliche Änderungen an Dokumenten sollten als neue Fassung mit Zeitpunkt und Urheber erhalten bleiben. Eine unterschriebene Ablieferung bestätigt nicht automatisch einen unauffälligen Zustand.
Auch der Ablauf zwischen Übernahme und Ablieferung muss nachvollziehbar bleiben. Halten Sie Zwischenstopps, Umladungen, Abweichungen vom Auftrag, Meldungen über Auffälligkeiten und die Verständigung von Auftraggeber oder Empfänger fest. Die Hinweise zu Unterschrift und Vorbehalt im CMR-Frachtbrief ergänzen die Prüfung an der Ablieferstelle.