Elektronski CMR zapis: autentičnost i dnevnik izmjena u drumskom prevozu

Kod elektronskog transportnog zapisa prema e-CMR protokolu dokazna vrijednost ne proizlazi samo iz digitalnog oblika. Zapis mora biti povezan sa ovlaštenim licem, u konačnom obliku ostati potpun i neizmijenjen te svaku dozvoljenu dopunu ili izmjenu prikazati na provjerljiv način.

Dodatni protokol uz CMR konvenciju o elektronskom tovarnom listu omogućava da se tovarni list, izjave, uputstva, zahtjevi i primjedbe izdaju elektronski. Elektronski tovarni list koji ispunjava uslove protokola izjednačen je sa papirnim tovarnim listom i ima istu dokaznu vrijednost. Za to nije dovoljan samo PDF ili naknadno prepisivanje podatka u aplikaciji.

Ovaj tekst obrađuje samo elektronske CMR zapise, autentičnost i dnevnik izmjena. Visina odgovornosti, opšta pravila o potpisu i pravna procjena papirnog tovarnog lista nisu predmet ovog vodiča.

Dodatni protokol uz CMR konvenciju usvojen je u Ženevi 20. februara 2008. godine, a stupio je na snagu 5. juna 2011. godine. Zbirka ugovora Ujedinjenih nacija vodi Austriju kao državu ugovornicu od 6. avgusta 2024. Protokol dopunjuje CMR i omogućava izbor elektronskog izdavanja i obrade tovarnog lista.

Elektronska komunikacija obuhvata podatke izrađene, poslate, primljene ili sačuvane elektronskim, optičkim, digitalnim ili sličnim sredstvima, ako su kasnije dostupni za upotrebu. Elektronski tovarni list obuhvata i podatke koji su prilogom ili drugom pravovremenom vezom povezani tako da postanu njegov dio.

Elektronski mogu biti ne samo tovarni list nego i zahtjevi, izjave, uputstva, molbe, primjedbe i druge poruke povezane sa izvršenjem ugovora o prevozu. Pregled CMR ugovora o prevozu objašnjava širi ugovorni okvir, dok je ovdje u središtu integritet elektronskog zapisa.

Član 3 Dodatnog protokola predviđa autentifikaciju elektronskog tovarnog lista pouzdanim elektronskim potpisom ugovornih strana. Potpis mora biti povezan sa elektronskim tovarnim listom. Samo ime upisano u tekstualno polje zato nije dovoljno ako postupak ne povezuje izjavu pouzdano sa konkretnim zapisom.

Pouzdanost se pretpostavlja kada je potpis jedinstveno povezan sa potpisnikom i omogućava njegovo utvrđivanje, kada je izrađen sredstvima koja potpisnik drži pod svojom isključivom kontrolom i kada je povezan sa podacima tako da se kasnija izmjena može otkriti. Protokol dopušta i drugi elektronski način autentifikacije koji je dozvoljen pravom države u kojoj je elektronski tovarni list izrađen.

Preduzeća zato treba da zabilježe ne samo korisničko ime nego i ulogu, zastupano preduzeće, način autentifikacije i vezu sa konkretnim tovarnim listom. Zajednička lozinka vozača ili nalog bez lične veze otežava utvrđivanje ko je stvarno dao izjavu.

Član 4 zahtijeva da elektronski tovarni list sadrži iste podatke kao tovarni list prema CMR-u. Postupak mora čuvati integritet podataka od trenutka kada su prvi put izrađeni u konačnom obliku. Potpun i neizmijenjen zapis znači da su bez štete samo dopune ili promjene nastale u redovnom toku komunikacije, čuvanja i prikaza.

Dopune i izmjene dozvoljene su samo u slučajevima koje CMR dopušta. Postupak mora omogućiti da se svaka dopuna ili izmjena prepozna kao takva i mora sačuvati prvobitne podatke. Trenutna vrijednost zato ne smije zamijeniti prvu verziju. Sama vremenska oznaka u bazi nije dovoljna ako se raniji sadržaj više ne može otvoriti.

Praktičan dnevnik izmjena treba da sadrži prvobitnu konačnu verziju, staru i novu vrijednost, vrijeme, utvrđeno lice ili ulogu, razlog, povezano uputstvo ili izjavu i verziju koja je zatim korištena u prevozu. To je korisna struktura dokumentacije, a ne obaveza korištenja jednog određenog softvera.

Prema članu 3 podaci u elektronskom tovarnom listu moraju biti dostupni svakom licu koje na njih ima pravo. To može obuhvatiti pošiljaoca, prevoznika, primaoca ili drugo lice uključeno u izvršenje prevoza. Pravo na pristup i stvarni pristup treba evidentirati odvojeno kako bi se kasnije mogli razlikovati.

Prilozima je potrebna posebna pažnja. Član 6 dozvoljava da se dokumenti koji već postoje u elektronskom obliku pošalju prevozniku elektronski, ako su strane dogovorile postupak koji ih povezuje sa elektronskim tovarnim listom i čuva integritet te veze. Kasniji prilog ne smije ostaviti nejasnim kojoj verziji pripada.

Za transportni spis korisno je izraditi čitljiv izvoz koji zajedno prikazuje tovarni list, priloge, verzije, uloge i vremena. Treba čuvati i izvorni zapis i opis sistema. Odštampani prikaz može objasniti elektronski original, ali sam ne dokazuje da je elektronska verzija ostala neizmijenjena i dostupna.

Član 5 ne propisuje jednu platformu. Strane ipak moraju dogovoriti postupke i njihovu primjenu kako bi se poštovali Protokol i CMR. Dogovor treba da obuhvati izdavanje i dostavljanje, integritet, dokaz ovlaštenja, potvrdu predaje, dopune i izmjene te moguću zamjenu tovarnim listom izdatim na drugi način.

Ovi postupci moraju biti navedeni u elektronskom tovarnom listu i lako utvrdivi. Zato dogovor treba da navede ne samo pružaoca usluge nego i verziju sistema, uloge, autentifikaciju, mogućnost izvoza, čuvanje, postupanje kod prekida rada i način obrade ispravki. Opis mora odgovarati stvarnom toku rada.

Izmjena nakon dozvoljenog uputstva razlikuje se od tehničke ispravke slovne greške. Prva mora biti povezana sa uputstvom, a druga mora sačuvati prvobitni podatak i označiti tehničku ispravku. Nijedna ne treba da bude skrivena u neobjašnjenom prepisivanju.

Član 2 Dodatnog protokola izjednačava elektronski tovarni list koji ispunjava uslove sa tovarnim listom prema CMR-u. On treba da ima istu dokaznu vrijednost i ista dejstva. U sporu se ipak ne gleda samo trenutni ekran. Strana koja se poziva na zapis treba da objasni njegovo nastajanje, pristup i izmjene i da ih poveže sa ostalim dokumentima prevoza.

Sačuvajte elektronski tovarni list u verziji koja je bila važna u odlučnom trenutku, identitet lica koja su postupala, dogovorene postupke, događaje pristupa i predaje, priloge i povezane poruke. Kod primjedbe treba biti moguće utvrditi ko ju je dao, kada, za koju pošiljku i da li je kasnije dopunjena ili izmijenjena.

Uputstva o potpisu i primjedbi na CMR tovarnom listu dopunjuju perspektivu predaje. Nakon štete na robi, tekst Šteta na robi: sačuvajte dokaze povezuje elektronski zapis sa fotografijama, stanjem robe i drugim dokazima.

e-CMR protokol dopušta elektronske postupke, ali ne rješava svako činjenično ili ugovorno pitanje. Ne propisuje jedan program, format datoteke ili tehničku arhitekturu. Obrnuto, digitalni prikaz nije dovoljan ako se ne mogu rekonstruisati autentifikacija, pristup, integritet ili istorija izmjena.

Mogućnost zamjene elektronskog tovarnog lista treba unaprijed urediti. Član 5 izričito navodi postupke za moguću zamjenu tovarnim listom koji je izdat drugim sredstvima. Kod prekida sistema, gubitka pristupa ili promjene prevoznika treba dokumentovati koja verzija ostaje mjerodavna i kako se održava veza između verzija.

Kod izvoza podataka iz sistema izvoz ne treba da bude jedina zaštita. Elektronski original, verzije i opis postupka čuvajte odvojeno od odštampanog prikaza. Tako se može pokazati da čitljiv dokaz potiče iz potpunog i provjerljivog zapisa.

Najprije sačuvajte elektronski tovarni list u konačnom obliku i svaki povezani prilog. Dodajte broj pošiljke, uključena preduzeća, korisničke uloge, vrijeme izrade i izmjena te verziju koja je važila pri predaji.

Zatim provjerite da li je svaka izmjena prepoznatljiva, da li je ranija vrijednost sačuvana i da li se može otvoriti osnovno uputstvo ili izjava. Uporedite zapis sa nalogom, dostavnicom, potvrdom predaje i porukama. Protivrječnosti zabilježite kao otvorena pitanja, a ne kao razlog za novo prepisivanje podataka.

Ako je reklamacija odbijena, ako je digitalna ispravka sporna ili ako je sistem promijenjen, cijeli transportni spis treba urediti za pravnu provjeru. Tako se može procijeniti da li elektronski tovarni list ispunjava zahtjeve Protokola i šta se iz dnevnika izmjena stvarno može zaključiti.

Nove tekstove i pravne informacije kancelarije možete primati putem BRANDaktuelle Rechtsnews. Pretplata na newsletter.