Sastavite hronologiju koja obuhvata preuzimanje, ugovoreni rok predaje, prijavu gubitka, obračun naknade, uplatu, pisani zahtjev, potvrdu, pronalazak, obavještenje i prijem. Svaki događaj povežite s izvornim dokumentom ili pouzdanim tehničkim zapisom.
Dodajte tovarni list, punomoći, prepisku, mjesto čuvanja, stanje robe i obračun vraćanja naknade. Izvorne elektronske poruke, priloge i zapise o dostavi sačuvajte bez prepisivanja preko njih.
Zabilježite da li je roba nakon pronalaska promijenjena, popravljena, prepakovana ili dalje prevezena. Stanje pri pronalasku važno je za odluku o povratu i vrijednosti jednako kao i prvobitni zapis o gubitku.